企業を取り巻く環境の変化によって、リモートワークの需要も増えてきています。そこで新たな問題として注目されているのがリモートワークにおけるマネジメントです。
部下を抱える上司にとっては、
- 「リモートワークでマネジメントは可能なんだろうか」
- 「どうすればリモートワークで適切なマネジメントを行えるのかわからない」
- 「そもそもオンライン上でのコミュニケーションに苦戦している」
こういった悩みを抱える方も多いかもしれません。
今回はそういった悩みを少しでも解消できるよう、リモートワークでのマネジメントの課題や取り組むべき理由について紹介します。また業務とコミュニケーションの2つの場面に分けたリモートワークでのマネジメント方法についてもまとめました。リモートワークでのマネジメントについて悩んでいた方や、円滑に行う方法を学んでおきたい方はぜひ参考にしてください。
1. リモートワークの成功の鍵は社員のマネジメント？
日本経済が抱える課題解決を目指し、国をあげて働き方改革が推進されています。働き方改革での課題解決方法の1つとして挙げられるのが多様な人材の確保であり、手段として期待が高まっているのがリモートワークです。リモートワークとは名前の通り遠隔勤務を意味し、会社に限らず様々な場所で勤務できる働き方です。リモートワークが広がりを見せたことで、乗り越えるべき課題も浮き彫りとなってきました。
代表的な課題として、リモートワークではメンバーをマネジメントしにくいという点が挙げられます。マネジメントが適切に行えないことによって、企業には様々な悪影響が及ぼされます。例えば、優秀な人材の離職や、社員のモチベーションの低下が考えられるでしょう。リモートワークでは、他チームや上司の状況が伺いにくい環境で勤務することとなります。そのため優秀な人材にとっては、自分のスキルを活かせる環境が見えにくく、キャリアパスを描きにくい状況となり、転職を視野に入れ始める可能性が高まります。
また在宅勤務が続くと、家族の存在や家事などプライベート時間と勤務時間を分け隔てにくく集中力が続かないため、モチベーションの維持が困難です。このようにリモートワークという働き方においても社員のマネジメントは重要な取り組みであり、現状に適した取り組み方を見出す必要性があります。
2. リモートワーク・マネジメント：業務編
リモートワークのマネジメントの方法として、業務における代表的なものが以下3つです。
・社員一人ひとりの目標を明確にする
・業務の進捗度合いを可視化させる
・情報セキュリティ対策を行う
1つずつ詳しく解説します。
社員一人ひとりの目標を明確にする
まずは社員一人ひとりが明確な目標を設定するよう指導します。目標を設定する過程において、会社が目指す組織としての目標と個人が目指す目標を改めて明確にします。このような取り組みによってリモートワークでも会社とのつながりを感じられ、全員が同じベクトルを向いて働けるよう管理することが可能です。
具体的な目標管理方法の1つとして、OKRの導入が挙げられます。OKRとは、「Objectives and Key Results」の略称で、組織の目標に対し必要な達成目標と主要な成果を検討し、取り組みの進捗具合を短期間のスパンで確認し見直していく目標管理方法です。組織が掲げる高い目標に対し、社員個々がどんな取り組みや成果で貢献できるかを目標として落とし込めます。そのため社員全員が同じベクトルを向きながら目標達成を目指したマネジメントを実現できるでしょう。
業務の進捗度合いを可視化させる
社員それぞれが取り組む業務の進捗度合いの可視化によって、チームとして一体感を持って働くことが可能です。リモートワークでは、周囲の社員や部下が抱える業務の進捗度合いを把握しにくいという課題があります。具体的なサポートができない場合や、新たな業務を任せにくい場合など、マネジメントのしにくさを感じることもあるでしょう。
そのため業務の進捗度合いを可視化する方法として、ドキュメント化することをおすすめします。業務の進捗度合いを上司と部下それぞれが把握できるため、認識のズレがなくなるメリットが得られます。またチーム全員が可視化できるよう設定することで、チームとしての動きをメンバー全員が把握しやすくなるでしょう。進捗が思わしくないメンバーを見かければサポートを行うことや、反対に進捗が良いメンバーには新たな業務を任せられるなど、チームとしての業務効率化にも期待できます。
情報セキュリティ対策を行う
リモートワークでは情報セキュリティ対策も重要なマネジメントです。通常のオフィス業務と比べ情報漏えいのリスクが高いため、あらかじめ徹底した対策を検討し実行する必要があります。
具体的な対策方法として挙げられるのが、セキュリティガイドラインの策定です。セキュリティガイドラインとは総務省が公開している、テレワークを安心して導入・活用するための指針です。実施すべき対策として、経営者・システム管理者・テレワーク勤務者のそれぞれの立場ごとに具体的な内容が記載されています。
例えば経営者は、社内で扱う情報は重要度に応じたレベル分けを行い、テレワークでの利用可否と利用方法を定める対策が推奨されています。またテレワーク勤務者はSNSを利用する場合、社内で定められたルールやガイドラインに沿った利用を実施するよう推奨されており、社内においてSNS利用のガイドライン策定が必要です。セキュリティガイドラインの内容を参考に、自社に適したガイドラインを作成すると良いでしょう。
3. リモートワーク・マネジメント：コミュニケーション編
リモートワークのマネジメントの方法として、コミュニケーションにおける代表的なものが以下3つです。
- ビデオ会議ツールを利用した朝会・夕会の実施する
- 1on1ミーティングの頻度を増やして課題を見つける
- 雑談OK！オンラインツールで社員のコミュニティを増やす
1つずつ詳しく解説します。
ビデオ会議ツールを利用した朝会・夕会の実施する
ツールを利用し定例的に全員の顔を合わせる会を実施し、コミュニケーションの活性化を図りましょう。なぜならリモートワークでは機会を設けなければチーム全員の顔を見られる機会がないためです。
例えば朝の始業時に1日の予定や連絡事項の共有を目的としたミーティングを実施します。そして夕方には取り組んだ業務の報告や疑問や不安点があれば共有を行うなどして、チームとして働いている感覚を社員個々に持ってもらいます。定例的に全員で顔を合わせる機会を設けることによって、リモートワークでもメンバーとのつながりを感じられる働き方が実現できるでしょう。
1on1ミーティングの頻度を増やして課題を見つける
1on1ミーティングの頻度を増やすことで、部下とのコミュニケーションは活性化されます。社員は働く環境の変化によって不安や業務の課題が次々と増えていきます。そのため1on1ミーティングの頻度を高めることで、社員が抱える不安や課題をいち早く把握し解決に近づけることが可能です。また同時に健康状態もこまめに確認し安心感を与えることもできるため、良好な関係を築きやすくなるでしょう。
雑談OK！オンラインツールで社員のコミュニティを増やす
オンラインツールの活用によって、会社で働いている環境と同じようにコミュニケーションを取れるよう努めましょう。リモートワークでは気軽な相談や質問、雑談は行いにくく、どうしても交流の機会が減っていきます。そのため雑談も行えるようなチャットコミュニティの開設によって、少しでも環境の変化を和らげるよう取り組みましょう。オフィスにいるときと同じように小さな不安も解消できれば、社員とのコミュニケーションも活性化されていきます。
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4. 社員の心理状態把握に役立つツール
ラフールサーベイは、「社員の状況の把握・分析」や「職場/チームの状況に応じた改善策提案」をしてくれる、社員の心理状態の把握に最適なサーベイツールです。従来の社内アンケートなどでは見えにくい心の状態などを可視化することで、社員が安心して働ける環境づくりのお手伝いをします。
リモートワークは、社員の心情の変化が伺いにくい環境です。サーベイツール等を活用して、まずは社員一人一人の現状を把握し、現在の環境に即したマネジメントに繋げましょう。
ラフールネス指数による可視化
組織と個人の”健康度合い”から算出した独自のラフールネス指数を用いて、これまで数値として表せなかった企業の”健康度合い”を可視化できます。また、他社比較や時系列比較が可能であるため、全体における企業の位置や変化を把握することも可能。独自の指数によって”健康度合い”を見える化することで、効率良く目指すべき姿を捉えることができるでしょう。
直感的に課題がわかる分析結果
分析結果はグラフや数値で確認できます。データは部署や男女別に表示できるため、細分化された項目とのクロス分析も可能。一目でリスクを把握できることから、課題を特定する手間も省けるでしょう。
課題解決の一助となる自動対策リコメンド
分析結果はグラフや数値だけでなく、対策案としてフィードバックコメントが表示されます。良い点や悪い点を抽出した対策コメントは、見えてきた課題を特定する手助けになるでしょう。
144項目の質問項目で多角的に調査
従業員が答える質問項目は全部で144項目。厚生労働省が推奨する57項目に加え、独自に約87項目のアンケートを盛り込んでいます。独自の項目は18万人以上のメンタルヘルスデータをベースに専門家の知見を取り入れているため、多角的な調査結果を生み出します。そのため従来のストレスチェックでは見つけられなかったリスクや課題の抽出に寄与します。
19の質問項目に絞り、組織の状態を定点チェック
スマートフォンで回答ができるアプリ版では、特に状態変容として現れやすい19の質問項目を抽出。質問に対しチャットスタンプ風に回答でき、従業員にとっても使いやすい仕組みです。こちらは月に1回の実施を推奨しており、組織の状態をこまめにチェックできます。
適切な対策案を分析レポ ート化
調査結果は細かに分析された上で適切な対策案を提示します。今ある課題だけでなく、この先考えられるリスクも可視化できるため、長期的な対策を立てることも可能。課題やリスクの特定から対策案まで一貫してサポートできるため、効率良く課題解決に近づくことができます。
部署/男女/職種/テレワーク別に良い点や課題点を一望化
集められたデータは以下の4つの観点別に分析が可能です。
・部署
・男女
・職種
・テレワーク
対象を絞って分析することで、どこでどんな対策を打つべきか的確に判断できるでしょう。また直感的にわかりやすいデータにより一目で課題を確認でき、手間をかけずに対策を立てられます。
5. まとめ
今回はリモートワークにおけるマネジメントについて、以下項目に沿って紹介しました。
- リモートワークのマネジメントが課題である理由
- 業務におけるリモートワークのマネジメント方法
- コミュニケーションにおけるリモートワークのマネジメント方法
企業は環境の変化に伴った社会における在り方を常に求められています。その在り方の1つとして、リモートワークにおけるマネジメントは企業の成長に欠かせない重要な取り組みです。これまで長年マネジメントに取り組んでいた方にとっても、従来とは異なる取り組み方や価値観によって困難な場面も多いかもしれません。しかし、ポイントを押さえた方法によってこれまでの経験や知識を活かしたマネジメントは可能です。現在の環境に即したマネジメントを実現できるよう、まずは社員とのコミュニケーションを深めていきましょう。
